Conciliación Bancaria

De GrialWIKI

(Redirigido desde Conciliacion)

Conceptos

Existen dos registros del efectivo: La cuenta contable de “Caja y Bancos” que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Extracto de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.

Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Caja y Bancos" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizás los saldos en libro de la empresa y el Extracto Bancario muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta “Caja y Bancos”, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un asiento a “Caja y Bancos” por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el Extracto Bancario y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de “Caja y Bancos” en los libros de la empresa estén correctos.

Algunas razones comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:

Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el banco:
1. Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Extracto Bancario.
2. Depósitos en tránsito: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no ingresados por el Banco.
Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.
1. Depósitos realizados directamente en el Banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de la empresa. Esto ocurre cuando un contribuyente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrónica. Por lo regular el banco notifica a la empresa de estos cobros realizados directamente en el extracto.
2. Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones de la empresa. La empresa se entera del importe del cargo por servicios en el extracto.
3. Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el Extracto Bancario.
4. Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque, acredita a “Caja y Bancos” para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un débito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una notificación de “cheque sin fondo” al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.
5. Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:
  1. Se ha cerrado la cuenta del girador.
  2. La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
  3. La firma no está autorizada.
  4. El cheque ha sido alterado.
  5. El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
  6. El cheque utilizado no es adecuado.
Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación bancaria.

Pasos a seguir en la preparación de la conciliación bancaria

Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el Extracto Bancario (saldo según el banco) y el saldo de la cuenta “Caja y Bancos” de la empresa (saldo según libros).
Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el Extracto Bancario:
1. Aumentar los depósitos en tránsito al saldo del banco. Los depósitos en tránsito se identifican comparando los depósitos relacionados en el Extracto Bancario con la relación de cobros de la empresa. Aparecen como ingreso en los libros pero no como depósitos en el Extracto Bancario. Como una medida de control el contador debe asegurarse también que los depósitos en tránsito del mes anterior aparezcan en el Extracto Bancario del mes actual. Si no es así quizás se hayan extraviado los depósitos.
2. Rebajar del saldo del banco los cheques en circulación. Los cheques en circulación se determinan comparando los cheques cancelados que se reciben en el Extracto Bancario, con la relación de cheques de la empresa en los libros. En los libros aparecen como pagos realizados, pero en el Extracto Bancario no aparecen como cheques pagados. Esta comparación comprueba también que todos los cheques pagados por el banco sean verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco como por la empresa. Por lo general los cheques en circulación representan la partida más numerosa en la conciliación bancaria.
Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas partidas que aparecen en el Extracto Bancario pero no en los libros de la empresa.
1. Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) los cobros realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la compañía. Aparecen como cobros de efectivo en el Extracto Bancario, pero no en los libros de la empresa.
2. Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros cargos relacionados en el Extracto Bancario con los desembolsos de efectivo registrados en los libros de la empresa. Aparecen como disminuciones en el Extracto Bancario, pero no en los libros.
Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.
Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.
La conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó y aprobada por el contador.
Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para su comprobación.